LEGO makes knowledge cross borders


LEGO makes knowledge cross borders

By Sara Rosendal, Source: Mediehuset Ingeniøren A/S, Marts 2011

Translated by: Mette Slavensky Bro, Foto: Das Büro

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LEGO makes knowledge cross borders
A rapidly growing production has forced LEGO to systematize knowledge sharing in the factories in Billund, Hungary and Mexico. This will cost man-hours, but the production will accelerate.

For the employees at the LEGO factory in Mexico it has always been a habit to take the broom and sweep the floor several times a day. This has prevented the employees from falling in the dropped bricks, but still this simple rule of thumb has not been a custom at the other production sites in the LEGO Group. Until now.

Since May last year the LEGO giant has put all efforts into systematizing knowledge sharing and creating global standards in the production to ensure that the organization can keep up with its own growth rates, which have been extremely high the last couple of years. Therefore it is crucial that knowledge can be moved around quickly and new employees can be educated in no time. This requires a completely new and thoroughly systematized training program, says engineer and HR-manager John Vellema.

"We have had a huge problem with transferring knowledge between the different production sites fast enough. At the same time we have had bad experiences with instructors, who have stepped on the local employees' toes because they did not have the necessary cultural understanding. It was clear that we had to rethink our training", says John Vellema.

Previously the employees flew from the factory in Billund to the different production sites and trained the local staff. Today LEGO has appointed a 15 person global team with people from Denmark, Hungary, Mexico and HR employees from the different countries.

The global team has taught ca 50 local instructors in the 3 countries, who then have the responsibility to train the colleagues in the different production sites. Furthermore the global team has the responsibility for gathering input from the local production sites and implementing it in the best-practice-standards of the production.

"By doing so, we secure the best ideas from all employees across the world, and at the same time we get a uniform production,
which we can change quickly and speed up", says John Vellema.

What, how and why
The global and local Job Trainers have been carefully selected according to professional and human skills. They have undergone a week long teaching program, where they have learned to train after unique principles inspired by the American theory Training
Within Industry (TWI).

Briefly TWI consists of four steps: 1. prepare the employee. 2. present the operation. 3. Try out performance. 4. follow up (see fact box). This method ensures that the employee can carry out the job correctly and understands why the job has to be done. The learning principles sounds simple, but for LEGO it is important that the training follow the same model all over the world, says vice president in LEGO Hungary Jens Peter Clausen:

"One thing is to think that you are training. It is something else to know that you are training, and that is what we are doing today. Thus, it is much easier to harmonize the expectations between managers and employees, and that has given a much greater stability in the production", he says.

Among other things he mentions that the Change-over time in the production has been reduced from close to 200 minutes to approximately 60 minutes. At the same time the employees' learning period for the individual processes has gone down from a year to 3 months. The employees have become faster in learning new things, and that accelerates the production time.

Earlier the processes were described much less detailed, and sometimes it happened that the employees forgot to put the plug in the machine, which grinds the excess plastic from the molding machine. Without the grinder the molding machine does not work and this delayed the production.

Today every part of the process has been thoroughly described, and the standards are updated regularly, just as both instructors
and employees are evaluated every quarter to make sure that they know the newest processes.

"I have met employees, who were insecure when they had to turn on the big engines because they did not understand how they worked. Today they tell me that they feel much more secure", says John Vellema.

The investments will be re-earned
However it has been expensive in man-hours to complete such a systematic knowledge sharing program. The pilot project until now has required 8.000 hours, and in the future every local Job Trainer will use up to 35 % of his work time on training and the rest of the time in the production.

"There are no quick profits here, but still we already see that the Job trainers earn their own pay through improved productivity. Besides that it is a pleasure to experience that the employees have become far more engaged because they are more involved in the development of new standards as earlier", says Jens Peter Clausen.

During 2011 these new training principles will also be transferred to other areas of the LEGO Group such as the mold production, packing areas and warehouse.

Facts:

The Trainer Temple

 Source: Gitte Jakobsen, HR Manager, The LEGO Group

 

TWI Kort 1

SOURCE:War Production Board, Bureau of Training, Training Within Industry Service, 1944,
Job Instruction: Sessions Outline and Reference Material (Washington D.C.: U.S.
Government Printing Office), inside back cover.
 


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LEGO macht Wissen alle Grenzen überschreiten

Von Sara Rosendal, Source: Mediehuset Ingeniøren A/S, Marts 2011

Übersetzt Von Henriette Schultz unt Mette Slavensky Bro, Foto: Das Büro

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LEGO macht Wissen alle Grenzen überschreiten
Eine schnell wachsende Produktion hat Lego dazu gezwungen, den Wissensaustausch in den Werken in Billund, Ungarn und Mexiko zu systematisieren. Dies kostet Arbeitsstunden, aber beschleunigt die Produktion.

In Legos Gießerei in Mexiko haben die Mitarbeiter immer zur Gewohnheit gehabt, den Besen zu nehmen und den Boden mehrmals im Laufe des Tages zu fegen. Die extra Tour mit dem Besen verhindert, dass die Mitarbeiter in herabgefallenen Klotzen stolpern,
aber dennoch ist diese einfache Regel keine Sitte in den anderen Werken der Lego-Konzern gewesen. Bis jetzt.

Seit Mai letztes Jahr hat der Spielzeuggigant alle Kräfte daran gesetzt, den Wissensaustausch zu systematisieren und globale Standarten in der Produktion zu schaffen, die sichern können, dass das Unternehmen mit seinen eigenen Wachstumsraten Schritt
hält. Und sie sind in den letzten Jahren turmhoch gewesen. Deshalb ist es entscheidend, dass Wissen schnell umgestellt werden kann, und dass  neue Mitarbeiter im Rekordtempo angelernt werden können. Das hat ein ganz neues und durch systematisiertes
Trainingsprogramm gefordert, erzählt Ingenieur und Manager des Personalwesens John Vellema.

"Wir hatten ein riesiges Problem, Wissen schnell genug durch die Werke verbreiten zu bekommen. Gleichzeitig hatten wir
mit den Trainern schlechte Erlebnisse,  weil sie den örtlichen Mitarbeitern auf die Zehen traten, weil sie nicht das notwendige kulturelle Verständnis hatten. Deshalb war es uns klar, dass wir unser Training wieder überlegen sollten", sagt John Vellema.

Früher flogen Mitarbeiter vom Billunder Werk zu den anderen Werken und schulten die örtlichen Mitarbeiter. Heute ist ein globales Team mit 15 Mitarbeitern aus Dänemark, Ungarn und Mexiko als auch Mitarbeitern des Personalwesens von den verschiedenen
Ländern eingesetzt.  

Das globale Team hat ca. 50 örtliche Jobtrainer in den Ländern geschult, die dann die Verantwortung haben, ihre Kollegen in den einzelnen Werken zu trainieren. Das globale Team hat desweitern die Verantwortung, laufend Ideen von den örtlichen
Werken zu sammeln und sie in die "Best-Practice-Standarden" zu integrieren.

"Wir sichern, dass wir die beste Ideen von allen Mitarbeitern weltweit bekommen, und gleichzeitig bekommen wir eine einheitliche Produktion, die wir schnell umstellen und hochschrauben können", sagt John Vellema 

Was, wann und warum
Die globalen und örtlichen Trainer sind sorgfältig nach fachlichen und menschlichen Kompetenzen ausgewählt. Sie sind danach ein wochenlanges Unterrichtsprogramm durchgelaufen, wo sie gelernt haben, nach einigen ganz besonderen Prinzipien, die von der
amerikanischen Theorie Training Within Industry (TWI) inspiriert sind, zu trainieren.

Kurz gesagt, gibt es vier Trainingsstufen: 1) Den Mitarbeiter vorzubereiten. 2) Den Job zu präsentieren. 3) Den Job zu probieren. 4) Weitere Verfolgung (sehen Sie die Fakt box). Dadurch wird gesichert, dass der Mitarbeiter sowohl die Aufgabe korrekt
erledigen kann als auch versteht, warum die Aufgabe erledigt werden soll. Die Lernprinzipien lauten banal, aber für Lego ist es wichtig, dass das Training nach derselben Schabelone überall in der Welt geschieht, erzählt der Vizepräsident in LEGO Ungarn, Jens Peter Clausen:

"Eins ist, man glaubt, dass man trainiert. Etwas Anderes ist, man weiß, dass man trainiert, und das tun wir jeden Tag. Dadurch ist es leichter, zwischen Leiter und Mitarbeiter die Erwartungen abzustimmen, und es hat bei weitem eine größere Stabilität in der Produktion gegeben", sagt er.

Unter anderem erwähnt er, dass die Umstellungszeit in der Produktion von gegen 200 Minuten auf ungefähr 60 Minuten reduziert worden ist. Das ist entsprechend geschehen, dass die Schulungszeit der Mitarbeiter für die einzelne Prozesse von einem Jahr auf drei Monate gefallen ist. Die Mitarbeiter sind also schneller geworden, Neues zu lernen, und das beschleunigt die Produktionszeit.

Früher waren die Prozesse viel weniger detailliert beschrieben, und es passierte z.B. dass die Mitarbeiter vergaßen, den Stecker für die Maschine einzusetzen, die den überschüssigen Kunststoff von der Gießereimaschine mahlt. Ohne die Mühle funktioniert die Gießereimaschine nicht, und das verspätete oft die Produktion.

Heute ist jeder Teilprozess genau beschrieben, und die Standarden werden laufend ajouriert, wie sowohl Trainer als Mitarbeiter vierteiljährlich evaluiert werden, um zu sichern, dass sie die neusten Prozesse unter Kontrolle haben.

"Ich habe Mitarbeiter getroffen, die unsicher waren, wenn sie die großen Maschinen anschalten sollten, weil sie nicht verstanden, wie sie funktionierten. Heute erzählen sie, dass sie sich viel sicherer fühlen", sagt John Vellema.

Die Investition amortisiert sich
Es hat mittlerweile viele Stunden gekostet, ein so systematisches Programm des Wissensaustausches durchzuführen. Das vorläufige Modellprojekt hat 8000 Stunden erfordert, und vorwärtsweisend wird jeder Trainer 35 Prozent seiner Arbeitszeit auf Unterricht und den Rest der Zeit in der Produktion verwenden.

"Es gibt keine schnellen Gewinne hier, aber wir sehen doch schon jetzt, dass sich die Trainer durch verbesserte Produktivität amortisieren. Desweitern ist es eine Freude zu erleben, dass die Mitarbeiter viel engagierter geworden sind, weil sie öfters in die Entwicklung neuer Standarden einbeziehen werden als früher" sagt Jens Peter Clausen.

Im Laufe 2011 wird Legos Formherstellung, Packerei und Teile des Lagers auch von den neuen Trainingsprinzipien erfasst.

Facts:

Die Trainer Tempel

Quelle: Gitte Jakobsen, HR Manager, The LEGO Group

 

TWI Kort 1

SOURCE:War Production Board, Bureau of Training, Training Within Industry Service, 1944,
Job Instruction: Sessions Outline and Reference Material (Washington D.C.: U.S.
Government Printing Office), inside back cover.

LEGO får viden til at krydse grænser

 Af Sara Rosendal, Source: Mediehuset Ingeniøren A/S, Marts 2011

Foto: Das Büro

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LEGO får viden til at krydse grænser

En hastigt voksende produktion har tvunget Lego til at systematisere videndelingen på fabrikkerne i Billund, Ungarn og Mexico. Det koster i timer, men accelererer produktionen.

I Legos støberi i Mexico har medarbejderne altid haft for vane at snuppe kosten og feje gulvet flere gange i løbet af dagen. Den ekstra tur med kosten forhindrer medarbejderne i at snuble i nedfaldne klodser, men alligevel har denne simple huskeregel ikke været kutyme på Lego Koncernens andre fabrikker. Indtil nu.

Siden maj sidste år har legetøjsgiganten sat alle kræfter ind på at systematisere videndeling og skabe globale standarder i produktionen, der kan sikre, at virksomheden kan følge med sine egne vækstrater. Og de har været tårnhøje de seneste år. Derfor er det afgørende, at viden hurtigt kan flyttes, og nye medarbejdere læres op på rekordfart. Det har krævet et helt nyt og gennemsystematiseret træningsprogram, fortæller ingeniør og HR-manager John Vellema.

»Vi havde et kæmpe problem med at få spredt viden hurtigt nok mellem fabrikkerne. Samtidig havde vi dårlige oplevelser med trænere, der trådte de lokale medarbejdere over tæerne, fordi de ikke havde den nødvendige kulturelle forståelse. Derfor stod det klart, at vi måtte gentænke vores træning,« siger John Vellema.

Tidligere fløj medarbejdere fra fabrikken i Billund rundt til de forskellige fabrikker og underviste de lokale medarbejdere. I dag er der nedsat et 15 mand stort globalt team med medarbejdere fra henholdsvis Danmark, Ungarn og Mexico samt HR-medarbejdere fra de forskellige lande.

Det globale team har undervist cirka 50 lokale jobtrænere i de tre lande, der så har ansvaret for at træne deres kolleger på de enkelte fabrikker. Det globale team har desuden ansvaret for løbende at samle input fra de lokale fabrikker og integrere det i produktionens best practice-standarder.

»Vi sikrer, at vi får de bedste ideer fra alle medarbejdere verden over, og samtidig får vi ensartet produktionen, som vi hurtigt kan omstille og skrue op for,« siger John Vellema.

Hvad, hvordan og hvorfor

De globale og lokale trænere er blevet nøje udvalgt efter faglige og menneskelige kompetencer. De har derefter gennemgået et ugelangt undervisningsprogram, hvor de har lært at træne efter nogle helt særlige principper inspireret af den amerikanske teori Training Within Industry (TWI).

Kort fortalt er der fire læringstrin: 1. Forbered medarbejderen. 2. Præsenter jobbet. 3. Afprøv jobbet. 4. Opfølgning (se faktaboks). Derved sikres det, at medarbejderen både kan udføre opgaven korrekt og forstår, hvorfor opgaven skal udføres. Læringsprincipperne lyder banale, men for Lego er det vigtigt, at træningen foregår efter samme skabelon overalt i verden, fortæller Vicepresident i Lego Ungarn, Jens Peter Clausen:
 
"En ting er, at man tror, man træner. Noget andet er, at man ved, man træner, og det gør vi i dag. Dermed er det lettere at forventningsafstemme mellem leder og medarbejder, og det har givet langt større stabilitet i produktionen," siger han.

Blandt andet nævner han, at omstillingstiden i produktionen er reduceret fra op mod 200 minutter til cirka 60 minutter. Det er sket i takt med, at medarbejdernes oplæringstid for enkelte processer er faldet fra et år til tre måneder. Medarbejderne er altså blevet hurtigere til at lære nyt, og det accelererer produktionstiden.

Før i tiden var processerne beskrevet langt mindre detaljeret, og det skete for eksempel, at medarbejderne glemte at sætte stikket i til den maskine, der kværner det overskydende plast fra støbemaskinen. Uden kværn virker støbemaskine ikke, og det forsinkede produktionen.

I dag er hver delproces nøje beskrevet, og standarderne bliver løbende opdateret, ligesom både trænere og medarbejdere bliver evalueret kvartalsvist for at sikre, at de har styr på de nyeste processer.

»Jeg har mødt medarbejdere, der var usikre, når de skulle tænde for de store maskiner, fordi de ikke forstod, hvordan de virkede. I dag fortæller de, at de føler sig langt mere trygge,« siger John Vellema.

Investeringen tjenes ind igen

Det har imidlertid kostet dyrt i timer at gennemføre så systematisk et videndelingsprogram. Det foreløbige pilotprojekt har krævet 8.000 timer, og fremadrettet skal hver træner bruge 35 procent af sin arbejdstid på undervisning og resten af tiden i produktionen.

»Der er ikke nogle hurtige gevinster her, men vi ser dog allerede nu, at trænerne tjener deres egen løn ind gennem forbedret produktivitet. Desuden er det en fornøjelse at opleve, at medarbejderne er blevet langt mere engagerede, fordi de bliver inddraget mere i udviklingen af nye standarder end tidligere,« fortæller Jens Peter Clausen.

I løbet af 2011 vil Legos formfremstilling, pakkeri og dele af lageret også blive omfattet af de nye træningsprincipper.

Fakta:

Træner Templet

Kilde: Gitte Jakobsen, HR Manager, The LEGO Group

 

TWI Kort 1

SOURCE:War Production Board, Bureau of Training, Training Within Industry Service, 1944,
Job Instruction: Sessions Outline and Reference Material (Washington D.C.: U.S.
Government Printing Office), inside back cover.



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